ניהול נכסים מניבים דורש הבנה עסקית, אך יחד עם זאת, הוא גם דורש כלים טכנולוגיים מתקדמים שיכולים לייעל את העבודה היומיומית, לחסוך בזמן ולמנוע טעויות יקרות. בעלי נכסים, חברות ניהול ויזמים בתחום הנדל"ן נדרשים להתמודד עם מגוון רחב של נושאים הנוגעים לניהול נכסים לרבות ענייני חוזים, גבייה, תחזוקה, דיווחים פיננסיים ותקשורת מול דיירים באופן יומיומי וללא הפרדה כלשהי בין כל תחום, כך שיש צורך לבצע לא מעט פעולות והעדר סנכרון או מעקב מדויקים עלולים לפגוע בהתנהלות כולה. בחירת תוכנה לניהול נכסים מניבים, שמרכזת את כל המידע העסקי במקום אחד ומציעה שליטה מלאה בכל תהליכי הניהול היא דבר חשוב ביותר.
מדוע חשוב לבחור מערכת ניהול מתאימה?
ניתן למצוא כיום מגוון רחב של תוכנות לניהול נדל"ן, אך לא כל התוכנות הללו רלוונטיות לניהול נכסים מניבים, כלומר נכסים שמניבים הכנסות קבועות לאורך זמן, כמו משרדים, מרכזים מסחריים, חנויות ומבנים תעשייתיים בצורה מדויקת באמת שמציעה שקט נפשי, סדר, יעילות ובסופו של דבר גם רווחים גבוהים יותר. מערכת איכותית מאפשרת מעקב שוטף אחר הכנסות מהשכרות נכסים, הוצאות תחזוקה, הסכמים עם ספקים, תשלומי דיירים ודו"חות רווחים.
חשוב לבחור מערכת שמדויקת לחברה מבחינת האופי והצרכים העומדים על הפרק. טרם בוחרים מערכת יש לקחת בחשבון כמה פרמטרים כמו גודל החברה, מספר הנכסים שהיא מנהלת, מורכבות הניהול ועוד. מערכות ERP לעסקים וארגונים של אלמוג, ידועות כמערכות יעילות ביותר עבור ניהול נכסים מסוג זה בשל השילוב שהן מציעות בין ניהול פיננסי מתקדם לבין שליטה מלאה בתהליכים תפעוליים. מדובר על שילוב אשר מעניק יתרון משמעותי שהוא חיבור בין התחום החשבונאי, התחזוקתי והניהולי, תחת פלטפורמה אחת אמינה ומאובטחת.
מה חשוב לבדוק לפני שבוחרים מערכת?
בכדי לדייק בבחירת תוכנה לניהול נכסים מניבים, כדאי לבחון כמה פרמטרים טרם בוחרים את הנכונה:
ממשק משתמש נוח- פרמטר חשוב שיש לבחון בכל הנוגע למערכת הוא ממשק המשתמש שלה. בכדי שכל גורם בארגון, החל ממנהלים ועד רואה החשבון של העסק יצליחו לבצע פעולות או להפיק דוחות רלוונטיים מהמערכת, ממשק המשתמש שלה חייב להיות קל ונוח לשימוש.
התאמה מלאה לשוק הישראלי- חשוב מאוד שהמערכת תתאים לשוק הישראלי ותציע תמיכה בחוקי מס, הנחיות רשות המיסים וניהול חוזים בהתאם לתקנים המקומיים.
אוטומציה של תהליכים- אוטומציה של תהליכים גם מהווה דבר חשוב ביותר שמקל ומדייק את הניהול. אוטומציה תכלול חישוב אוטומטי של שכירות, תשלומים חוזרים, דוחות רווח והפסד וגבייה ממוחשבת.
אבטחת מידע- גם אבטחת מידע הוא לא נושא שכדאי להתפשר עליו. המטרה של אבטחת מידע טובה היא לשמור על נתונים חשובים כמו נתוני דיירים, ספקים והכנסות בצורה הטובה ביותר והתאם לתקנות הגנת הפרטיות.
תמיכה ושירות לקוחות- מערכת מקצועית היא מערכת טכנולוגית מתקדמת אמנם, אך מעבר לכך היא גם מציעה שירות ליווי אנושי שמבטיח פתרונות מהירים בכל צורך שעולה על מנת שההתנהלות השוטפת של העסק לא תיפגע וביטחון מלא למשתמשים במערכת.
יתרונות השימוש במערכת ERP בתחום הנדל"ן
בעולם הנדל"ן המודרני, תוכנה לניהול נכסים מניבים היא לא מותרות, אלא כלי עבודה בסיסי וחיוני מערכת ERP מציעות סנכרון בין כל המחלקות בארגון: כספים, תחזוקה, ניהול דיירים ושירות לקוחות. במקום לעבוד עם כמה מערכות שונות ולהתנהל בצורה מסורבלת שלא פעם עלולה לגרום לטעויות שיעלו לעסק בהפסדים כספיים, מערכת ERP המותאמת לצרכי עסקים בענף הנדל"ן מנקזת את כל הנתונים הרלוונטיים לניהול שוטף, חכם ויעיל למערכת אחת חכמה שמציגה תמונה מלאה ומעודכנת בזמן אמת. בנוסף, באמצעות המערכת ניתן לנתח מגמות תשואה, ליצור תחזיות פיננסיות ולזהות מוקדם בעיות תזרימיות שעלולות להיווצר, כך שהניהול כולו יהיה מדויק ומבוסס נתונים.
לסיכום ניתן לומר כי בחירת תוכנה לניהול נכסים מניבים היא החלטה אסטרטגית חשובה עבור כל חברה או יזם בתחום הנדל"ן. מערכת מתקדמת כמו מערכות ERP לעסקים וארגונים של אלמוג מספקת מעטפת מלאה, החל מניהול פיננסי ועד בקרה תפעולית נדרשת ומאפשרת להפוך כל נכס למנוע צמיחה אמיתי. בסופו של דבר, השקעה בתוכנה הנכונה היא השקעה ביציבות, ביעילות ובשקט הנפשי של כל מנהל נכסים.
